Analisa dan Perancangan Sistem Informasi part 1

A. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah kumpulan dari beberapa unsur yang saling bekerja sama sesuai dengan fungsinya masing-masing untuk mencapai satu fungsi dan tujuan tertentu sehingga bermanfaat bagi penggunanya. Suatu system dapat dikatakan merupakan system yang baik apabila dalam system tersebut terdapat beberapa unsur yaitu input, proses dan output.

Tujuan dari sebuah system adalah menyajikan informasi dalam pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan sinergi organisasi pada proses.



B. KARAKTERISTIK SISTEM

1. Mempunyai Komponen (Component) : Suatu system dapat dikatakan dengan baik apabila komponen-komponen setiap system dapat terpenuhi dengan baik.

2. Mempunyai Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam system dan mana yang di luar system

3. Mempunyai Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar system, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu system

4. Mempunyai Penghubung (Interface) : Tempat dimana system, pengguna, dan lingkungannya berinteraksi.

5. Mempunyai Masukan (Input) : Sumber daya dari lingkungan yang dikonsumsi, dimanipulasi, dan diolah oleh system

6. Mempunyai Pengolahan (Process) : Kegiatan-kegiatan atau pengolahan dalam suatu system yang mentransformasikan input menjadi output

7. Mempunyai Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk yang disediakan untuk lingkungan system oleh kegiatan dalam suatu system

8. Mempunyai Penyimpanan (Storage) : Tempat atau area yang digunakan oleh system untuk penyimpanan sementara maupun penyimpanan tetap suatu informasi

9. Mempunyai Sasaran dan Tujuan (Objective & Goals) : Dalam pembuatannya setiap system harus memiliki sasaran dan tujuan agar system tersebut dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya.

10. Mempunyai Kendali (Control) : Setiap system yang ada harus bisa dikendalikan agar sebuah system dapat bekerja sesuai dengan sasaran dan tujuan pembuatannya

11. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back) : Setiap system yang dibuat harus memiliki keluaran yang bermanfaat bagi pengguna dan lingkungannya


C. KLASIFIKASI SISTEM

1. Sistem Abstrak (abstract systems) : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologia yaitu pemikiran-pemikiran hubungan antara Tuhan dan Manusia

2. Sistem Fisik (physical systems) : Sistem yang dapat dilihat atau tampak secara fisik. Contoh : Sistem Komputer.

3. Sistem Alamiah (natural systems) : Sistem yang terjadi melalui proses alam. Contoh : proses terjadinya hujan

4. Sistem Buatan Manusia (human made systems) : Sistem yang dirancang oleh manusia. System buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia disebut man-machine system atau human-machine system. Contoh : Sistem Informasi

5. Sistem Tertentu (deterministic systems) : Tingkah lakunya sudah dapat ditemtukan. Interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Keluarannya atau hasilnya dapat diramalkan atau dapat diketahui. Contoh : Sistem Komputer dimana tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

6. Sistem Tidak Tentu (probabilistic systems) : Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung probabilitas.

7. Sistem Tertutup (closed systems) : Sistem tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Tidak ada campur tangan dari pihak luar. Secara teori system ini ada, tapi pada kenyataannya tidak ada system yang benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah secara relative tertutup atau tidak benar-benar tertutup. Contoh : terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat

8. Sistem Terbuka (open systems) : System berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Harus memiliki pengendalian yang baik agar menghasilkan keluaran yang baik. Contoh : sistem pemanas atau pendingin ruangan.



D. JENIS-JENIS SISTEM

1. Transaction Processing System (TPS)
Sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi rutin. Contoh : daftar gaji dan inventarisasi

2. Office Automation System (OAS) & Knowledge Work System (KWS)
OAS : menganalisa informasi untuk mentransformasikan data atau untuk memanipulasikan sebelum disebarkan atau dibagikan.
KWS : membantu para ilmuwan, insinyur, dan doctor untuk menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi yang sudah terkomputerasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dengan komputer. Biasanya tergantung pada penggunaan basis data.

4. Decision Support System (DSS)
Hampir sama dengan SIM karena keduanya bergantung pada basis data sebagai sumber data. Sistem ini menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan diseluruh tahap-tahapnya.

5. Sistem Ahli dan Kecerdasan Buatan
Suatu kelas yang sangat special yang dibuat sedemikian rupa yang dapat digunakan untuk bisnis dengan menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.

6. Group Decision Support System (GDSS) & Computer Supported Collaborative Work System (CSCW)
GDSS : membuat sebuah sistem atau suatu solusi untuk keputusan semi terstruktur dan terstruktur dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan scenario
CSCW : perangkat lunak pendukung yang terhubung dengan jaringan

7. Executive Support System (ESS)
Membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses.



E. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menentukan syarat-syarat informasi, dengan cara :
    a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah
    b. Wawancara
    c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor\
    d. Prototype
3. Menganalisis kebutuhan sistem, menggunakan :
    a. Diagram Alir Data (DAD) dan Spesifikasinya
    b. Bagan Terstruktur dan Spesifikasinya
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem



F. LANGKAH-LANGKAH PENGEMBANGAN SISTEM

1. Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan berguna untuk mendapatkan data-data yang akan digunakan sebagai masukkan dari suatu sistem dan untuk memperoleh data yang berhubungan dengan tugas akhir ini. Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah :
   a. Menentukan profil pengguna
   b. Menganalisa task-task yang digunakan
   c. Menganalisa data masukkan
   d. Menganalisa proses yang berjalan atau proses yang digunakan
   e. Mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna
    f. Mencocokan kebutuhan tersebut dengan task

2. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan bertujuan untuk mempelajari dan memahami dasar teori yang berhubungan dengan analisa kebutuhan yang telah dilakukan.

3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem bertujuan untuk merancang sistem yang akan dibuat agar dapat diimplementasikan dengan kebutuhan pengguna. Langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem kearsipan ini adalah:

a. Merancang database

Dalam merancang sistem database digunakan untuk menyimpan data-data yang telah diinput atau dimasukkan. Tahapan yang dlakukan dalam merancang suatu database adalah:
   1) Membuat tabel-tabel data beserta primary key-nya
   2) Menentukan relationship dari setiap tabel
   3) Membuat query
  4) Membuat report yang digunakan untuk menampilkan hasil output sebelum dicetak
   5) Membuat normalisasi bila terdapat tabel data yang unnormal.

b. Merancang antarmuka

Dalam merancang antarmuka atau tampilan ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perancang tampilan:
   1) Harus memiliki jiwa seni
   2) Mengerti selera pengguna secara umum
  3) Melakukan dokumentasi rancangan agar rancangan dapat diubah dengan cara :
       a) membuat sketsa pada kertas,
       b) menggunakan peranti prototype,
       c) penjelasan keterkaitan jendela satu dengn yang lainnya, dan
       d) menggunakan peranti bantu.

Selain itu dalam merancang antarmuka ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
   1) Merancang menu utama beserta icon objek, views, dan representasi visual.
   2) Merancang form untuk memasukkan dan menyimpan data
   3) Merancang tampilan untuk hasil outputnya
   4) Merancang form untuk pencarian data

c. Mengembangkan antarmuka

Dalam melakukan pengembangan terhadap antarmuka hal yang harus kita perhatikan yaitu :
   1) Membangun prototype merupakan cara dalam membuat rancangan awal dan membuat demonstrasi yang bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah dalam memvisualisasikan desain alternatif dan konsep, bukan untuk membangun kode yang akan digunakan sebagai bagian dari produk.
   2) Dari prototype tersebut, perancang antarmuka dapat mulai membangun antarmuka secara utuh.

d. Melakukan validasi terhadap antarmuka

Evaluasi kegunaan digunakan untuk mengetahui bagaimana tanggapan pengguna terhadap antarmuka yang telah dibuat serta memperbaiki kekurangan pada antarmuka yang telah terbnagun. Aturan dalam perancangan antarmuka :
   1) Buatlah antarmuka yang mudah dipahami dan dikuasai oleh pengguna
   2) Buatlah antarmuka yang konsisten.

4. Implementasi dan pengkodean

Implementasi atau pengkodean adalah proses menterjemahkan dokumen hasil desain menjadi baris-baris perintah bahasa pemrograman komputer. Semakin baik hasil analisis dan desain yang dilakukan, maka proses pengkodean ini akan lebih mudah dilakukan.

5. Pengujian

Pengujian adalah proses untuk memastikan apakah semua fungsi sistem bekerja dengan baik, dan mencari apakah masih ada kesalahan pada sistem. Pengujian sangat penting untuk dilakukan untuk menjamin kualitas software, dan juga menjadi peninjauan terakhir terhadap spesifikasi, disain dan pengkodean.

6. Mengambil Kesimpulan
    a. Apakah fungsi yang terdapat pada aplikasi sistem sudah dapat berfungsi sebagai mana yang dimaksud.
    b. Apakah aplikasi yang dibuat sudah dapat memenuhi kebutuhan untuk suatu proses sistem.




G. ANALISIS SISTEM

1. Pengertian Analisis : Analisis adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi suatu masalah untuk dapat diusulkan perbaikannya.

2. Pengertian Analisis Sistem : Analisis Sistem merupakan penguraian sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang muncul dalam sebuah sistem sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

3. Sistem Analis : Sistem analis adalah orang yang melakukan analisa dan pengembangan suatu sistem. Adapun tugas, tanggungjawab, dan keahlian seorang sistem analais adalah sebagai berikut :
a. Tugas

• Mempelajari masalah dan kebutuhan organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi agar dapat meningkatkan pencapaian bisnis
• Bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi

b. Tanggungjawab

• Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis
• Bertanggung jawab terhadap suatu aliran data baik aliran data yang masuk ke komputer maupun aliran data yang keluar dari komputer
• Bertanggung jawab terhadap pmrosesan dan penyimpanan data
• Bertanggung jawab terhadap aliran informasi yang berguna kembali ke proses bisnis dan penggunaannya

c. Keahlian (skill)

    1) Keahlian Analisa

• Memahami suatu organisasi
• Memecahkan masalah
• Pemahaman sistem, untuk melihat organisasi dan sistem informasi sebagai sebuah sistem

     2) Keahlian Teknis

• Memahami potensi dan limitasi disuatu teknologi

     3) Keahlian Manajerial

• Kemampuan untuk mengatur proyek, sumber daya resiko dan perubahan

     4) Interpesonal Skill

• Kemampuan untuk berkomunikasi secara aktif baik lisan maupun tulisan  
• Sangat membantu dalam berkomunikasi dengan end user , sistem analis maupun programmer

H. PROSES ANALISIS

1. Menggunakan Diagram Aliran Data
2. Menganalisis Data dengan Menggunakan Kamus Data
3. Menggambarkan Spesifikasi Proses dan Keputusan Terstruktur
4. Menganalisis Sistem Pendukung Keputusan Semiterstruktur
5. Menyiapkan Proposal Sistem Menulis dan Menampilkan Sistem