Analisa dan Perancangan Sistem Informasi part 3

SPESIFIKASI PROSES

Tujuan pembuatan spesifikasi proses adalah :

1. Menjelaskan proses-proses primitif atas suatu diagram aliran data
2. Menjelaskan logika pembuatan keputusan dan rumusan-rumusan yang akan mentransformasikan proses data-data masukan menjadi keluaran pada beberapa proses dengan level yang lebih tinggi yang mengembangkan diagram anak
3. Mengurangi makna ganda dari proses tersebut,
4. Memperoleh deskripsi yang tepat mengenai apa yang dicapai, yang biasanya dimasukkan dalam suatu spesifikais paket untuk pemrograman, Untuk memvalidasi sistem desain.

Contoh pembuatan spesifikasi proses.

Perhatikan diagram primitif dibawah ini :

Contoh Diagram Rinci dengan Proses primitif

 

Berdasarkan diagram primitif diatas, maka bentuk dari spesifikasi proses untuk diagram tersebut adalah sebagai berikut :
 

Spesifikasi Proses untuk Proses 5.1.p Laporan Kearsipan

• Proses : 5.1
• Nama proses : Laporan Kearsipan
• Masukan : data_arsip, data_non_arsip
• Keluaran : lap_data_arsip, lap_data_non_arsip
• Uraian : memberikan laporan data arsip dan data non arsip

Spesifikasi Proses untuk Proses 5.2.p Laporan Pemusnahan

• Proses : 5.2
• Nama proses : Laporan Pemusnahan
• Masukan : data_arsip_yg_dimusnahkan, data_non_arsip_yg_musnah
• Keluaran : lap_arsip_musnah, lap_non_arsip_musnah 
• Uraian : Membrikan laporan pemusnahan arsip dan non arsip

ANALISA/RANCANGAN MASUKAN

Analisa atau rancangan masukan yang digunakan untuk mendeskripsikan atau mejelaskan suatu data inputan yang telah dianalisa atau yang akan dirancang. Sebagai contoh pada sebuah sistem kearsipan pegawai diketahui terdapat inputan berupa lembar pinjaman arsip. Maka bentuk analisa masukan untuk data lembar pinjaman arsip adalah sebagai berikut :

Contoh Lembar Peminjaman Arsip

Analisa Masukan untuk Lembar pinjaman arsip

• Nama Masukan : Lembar peminjaman
• Fungsi : Digunakan pada saat Unit Kerja ingin melakukan peminjaman arsip kepada Unit Kearsipan.
• Media : Kertas
• Sumber : Unit Kerja
• Distribusi : Unit Kearsipan
• Jumlah : Tiga lembar
• Periode : Sesuai dengan kebutuhan Unit Kerja 
• Isi Data : No_peminjaman + tgl_peminjaman + nip + nama + unit + no_dokumen + nama_dokumen + jml_dokumen + peminjam

Biasanya yang dituliskan pada isi data adalah field-field atau data-data yang bisa di input ke dalam sebuah database. Untuk kop surat, judul surat, dan tanda tangan peminjam tidak perlu dituliskan pada isi data karena hal-hal tersebut tidak perlu diinput ke dalam database.
Berdasarkan analisa masukan diatas, maka seorang analis juga bisa membuat rancangan masukan yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan sistem. Pada contoh kali ini, analis merancang masukan yang baru untuk lembar pinjaman arsip dengan nama masukan permintaan peminjaman arsip yaitu sebagai berikut :

Rancangan Masukan untuk Permintaan Peminjaman Arsip

• Nama Masukkan : Permintaan Penggadaan Arsip
• Fungsi : Digunakan pada saat Unit Kerja ingin melakukan peminjaman arsip kepada Unit Kearsipan
• Media : Kertas.
• Sumber : Unit Kerja
• Distribusi : Unit Kearsipan
• Jumlah : 1 lembar
• Periode : Setiap ingin melakukan penggandaan arsip.
• Isi Data : No_peminjaman + tgl_peminjaman + nip + nama + unit + no_arsip + nama_arsip+ + jenis_arsip + jml_arsip+ peminjam

Pada rancangan masukan permintaan pengadaan arsip, mengusulkan agar lembar untuk permintaan peminjaman atau penggadaan arsip tidak perlu dibuat menjadi 3 lembar. Cukup dibuat dalam satu lembar. Hal ini dikarenakan sistem sudah terkomputerisasi sehingga tidak diperlukan lagi pemberkasan manual.

ANALISA/RANCANGAN KELUARAN

Sama halnya dengan analisa atau rancangan masukan, analisa atau rancangan keluaran juga dibuat untuk mendeskripsikan atau menjelaskan suatu data keluaran yang telah dianalisa atau telah dirancang. Sebagai contoh adalah analisa dan rancangan keluaran untuk pembuatan laporan data arsip.

Analisa keluaran untuk laporan kearsipan 

• Nama Keluaran : Laporan Kearsipan
• Sumber : Unit Kearsipan
• Distribusi : Pimpinan
• Fungsi : Sebagai laporan kegiatan kearsipan yang berjalan pada Unit Kearsipan
• Media : Kertas
• Jumlah : Tiga Rangkap
• Periode : Satu tahun sekali
• Isi data : no_lap + tgl_lap + nip + nama + gol + unit_kerja+ no_dokumen + nma_dokumen + tgl_dokumen + status

Perhatikan bentuk form untuk Laporan Data Arsip yang sudah ada. Laporan dibuat tidak secara keselurahn tapi dibuat perorang. Jadi, satu orang satu laporan. Hal ini membuat pengerjaan menjadi tidak efisien. Oleh karena itu, dibuatlah rancangan usulan untuk laporan data arsip yang baru.
Rancangan keluaran untuk laporan Daftar Arsip 

• Nama Keluaran : Laporan daftar arsip
• Fungsi : Sebagai laporan daftar arsip yang ada.
• Media : Kertas
• Sumber : Unit Kearsipan
• Distribusi : Pimpinan
• Jumlah : 1 lembar
• Periode : Setiap satu tahun sekali
• Isi data :  no_lap + tgl_lap + nip + nama + gol + unit_kerja+ no_arsip + nma_arsip + tgl_arsip + jenis_arsip + status_arsip

Pada rancangan keluaran laporan daftar arsip, tidak perlu dibuat menjadi 3 rangkap. Cukup dibuat dalam satu rangkap. Hal ini dikarenakan sistem sudah terkomputerisasi dan data-data kearsipan telah tersimpan didalam database sehingga tidak diperlukan lagi pemberkasan manual. Dalam satu rangkap tersebut, data disusun secara keseluruhan bukan laporan perorangan. Sehingga lebih efisien dan mudah untuk dibaca.